Что такое Microsoft Power Automate

Платформа Microsoft 365 включает в себя довольно большое количество сервисов: от довольно сложных и очень часто используемых (например, Exchange Online, SharePoint Online, Teams) до относительно простых и не так массово используемых (например, Planer, Yammer). В этой статье мы рассмотрим, что такое Microsoft Power Automate (ранее Microsoft Flow) – еще один из сервисов Microsoft 365.

Цель данной статьи – дать общее понимание сервиса Power Automate. Если вам интересны примеры реализаций, то ранее я уже публиковал пару статей – например, вот и вот.

В заключении статьи я покажу пример с элементарным процессом Power Automate.

Общее описание сервиса

Microsoft Power Automate это своего рода инструмент оркестрации для различных сервисов. Он позволяет отслеживать события в одном из сервисов и на основе данных этого события выполнять определенные действия. Причем, как в этом же сервисе, так и в каком-то другом. Вы можете выстроить практически любую бизнес логику в ответ на какое либо событие.

Например, у вас есть список SharePoint, где сотрудники регистрируют заявки на отпуска. Вы можете настроить бизнес логику, при которой в случае создания новой заявки ответственному сотруднику автоматически отправится письмо на электронную почту с запросом на утверждение.

Это один из самых простых примеров.

Лицензирование и стоимость

Microsoft Power Automate можно приобрести как в виде отдельной подписки, так и в составе других подписок.

Вот в этом документе сведен перечень основных подписок Microsoft:

т.е. вот эти подписки уже включают в себя Power Automate (Standard коннекторы):

• Microsoft 365 E3, E5.
• Office 365 E1, E3, E5.
• Windows 10 Enterprise E3, E5.
• Microsoft 365 F3.
• Office 365 F3.

Есть вероятность, что на момент прочтения вами этой статьи компания Microsoft внесет какие-то корректировки в свои подписки на сервисы.

Однако, тут есть важный момент. У Microsoft Power Automate есть два типа коннекторов (о коннекторах поговорим ниже) – Standard и Premium. Все перечисленные выше подписки включают только Standard коннекторы. Premium коннекторы лицензируются отдельными подписками Power Automate.

Вообще доступно два варианта лицензирования Power Automate:

• На пользователя.
• На процесс (Flow).

Выбор зависит от характера использования сервиса. Если у вас один большой бизнес процесс, который используют все сотрудники компании, то, вероятно, что лицензирование на процесс вам больше подойдет.

Если же у вас есть какие-то автоматизации для ограниченного числа сотрудников, то вариант с лицензированием на пользователя может оказаться более выгодным.

Вообще, лицензирование Power Automate не самое тривиальное занятие (как и все лицензирование в большей части). В разделе документации есть даже соответствующий документ.

Копия документа на 05.02.2022 приложена ниже.

Коннекторы

Выше мы уже частично говорили о коннекторах и их способам лицензирования. Что же такое коннекторы Power Automate? Это, по сути, некий интерфейс или посредник, который позволяет вам выполнять действия в другой системе (не обязательно из системы экосистемы Microsoft). Причем коннектор значительно упрощает вам задачу – вам остается только определить что нужно сделать. Коннектор уже сам возьмет на себя задачи как это сделать.

Например, вы собираетесь обновить элемент в списке SharePoint.

Вам не нужно разбираться с тем, как получить токен доступа. Вам не прийдется разбираться с API SharePoint. Не нужно вникать в POST запросы к SharePoint. Вы просто говорите, что нужно обновить поле “Title” у определенного элемента в списке SharePoint. Как раз это и помогают делать коннекторы, да и платформа Power Automate в целом.

Коннекторы содержат две большие группы элементов:

• Триггеры.
• Действия.

Триггеры определятю когда запускается процесс, а действия определяют непосредственно операции, которые выполняет процесс.

Как мы уже говорили выше существуют два вида коннекторов:

• Standard.
• Premium.

Коннекторы Standard доступны во многих подсписках (Office 365, Microsoft 365), а вот коннекторы Premium лицензируются отдельно.

Пример коннекторов Standard:

Пример Premium коннекторов:

Триггеры

Любое событие в платформы Power Automate происходит в ответ на какое-то действие. Такие действия называются триггерами. Например, триггером может служить создание или изменение элемента в списке SharePoint. Или, например, загрузка нового файла на OneDrive.

Пример триггеров для системы SharePoint:

Как видно из скриншота выше – для системы SharePoint существует более десятка различных триггеров.

Ниже приведен пример набора триггеров для коннектора к GitHub:

Триггером не обязательно должно служить действие в какой-то внешней (по отношению к Power Automate) системе. Например, триггером может служить HTTP запрос к Power Automate:

Или запуск события по расписанию:

Действия

Если триггеры определяют при каких условиях запускается процесс, то действия определяю конкретные шаги – что именно необходимо выполнить в ходе выполнения процесса.

Каждый коннектор содержит определенный набор действий, которые он предоставляет.

Ниже приведен пример некоторых действий, которые поддерживает коннектор к SharePoint:

А вот пример некоторых действий коннектора к Azure DevOps:

Как видно из скриншота выше – действия или триггеры Premium коннектор отмечены соответствующим значком.

Переменные

Может показаться необычным на первый взгляд, но Microsoft Power Automate поддерживает работу с переменными. Вы можете объявите переменную и сохранить туда какое-то значение. Например, из поля SharePoint. Вот в этой статье мы как раз использовали переменные.

В платформе определены следующие типы для переменных:

• Boolean.
• Integer.
• Float.
• String.
• Object.
• Array.

Доступны следующие действия с переменными:

• Append to array variable.
• Append to string variable.
• Decrement variable.
• Increment variable.
• Initializa variable.
• Set variable.

Ссылка на соответствующий раздл документации по работе с переменными.

Встроенные функции

Платформа также предоставляет набор заранее определенных функций, которые упрощают выполнение некоторых операций.

Полный перечень встроенных функций перечислен в этом разделе документации.

Рассмотрим лишь один из примеров. Например, функция concat().

Она принимает неограниченное количество параметров типа String и возвращает значение типа String, которое “склеивает” переданные ей параметры.

Параметры разделяются запятыми. Сами параметры мы заключаем в одинарные кавычки (причем, именно одинарные – это важно), т.к. это строка.

Итого, наше выражение вида:

concat('text1','text2')

Вернет следующую строку:

text1text2

Управление ходом выполнения процесса

Power Automate содержит набор действий, которые помогают контролировать ход выполнения процесса. Эти действия напоминают операции if-else, циклы и переборы массивов из других языков программирования.

Краткое перечисление действий управления ходом выполнения процесса и их назначение:

• Condition. Аналог конструкции if-else из других языков программирования.
• Apply to each. Аналог конструкции foreach или for. Необходим для перебора значений массива объектов.
• Do until. Аналог одноименного цикла (do-until).
• Scope. Чем то напоминает директиву #region в VisualBasic или C#. Позволяет немного организовать код и разделить его на сворачиваемые секции.
• Switch. Выполняет ровно тоже, что и конструкция switch в других языках программирования.
• Terminate. Принудительно завершает выполнение потока.

Шаблоны процессов

Уже “из коробки” платформа Microsoft Power Automate поддерживает преднастроенные процессы, которые вы можете развернуть буквально за пару кликов.

Например, это могут быть следующие процессы:

• Отправка почтового уведомления при появлении нового сообщения в канале Teams.
• При загрузке файла на OneDrive отправить этот файл вложением по электронной почте.
• Создание новой задачи в Microsoft Planner при заполнении Microsoft Forms.
• Отправка уведомления при изменении элемента SharePoint.

Простой пример

Рассмотрим пример элементарного процесса – уведомление по почте при изменении элемента списка SharePoint.

Пример готового процесса приведен ниже.

Разберем этот процесс по шагам. Триггером в нашем случае выступает событие изменение элемента списка SharePoint. Мы указываем адрес сайта SharePoint и имя списка.

Затем мы извлекаем адрес электронной почты нашей учетной записи Microsoft:

И последним шагом мы формируем письмо вместе с сопроводительным текстом и отправляем на наш адрес электронной почты:

Обратите внимание, что здесь мы используем данные, полученные на предыдущих шагах процесса, а также встроенные функции платформы Microsoft Power Automate.